Die Absage am Montag kann die Verordnung kosten.
Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie: ein Assistent, der die 14-Tage-Uhr kennt, sofort einen Ersatztermin innerhalb der Frist anbietet – und keine Behandlungsinhalte aufnimmt.
Am Telefon
Was tatsächlich gefragt wird
Vier Anrufe, die in diesem Betrieb jede Woche kommen – und was der Assistent daraus macht.
„Ich muss Mittwoch leider absagen.“
Der teuerste Anruf des Tages. Der Assistent kennt den Abstand zur letzten Behandlung, bietet einen Ersatztermin innerhalb der Frist an – und wenn keiner passt, erfasst er den Unterbrechungsgrund.
„Ich habe eine Verordnung, wann kann ich anfangen?“
Rechnet vom Ausstellungsdatum: 28 Tage im Regelfall, 14 bei ärztlich markierter Dringlichkeit. Liegt kein Termin in der Frist, sagt er das, statt einen zu geben, der zu spät kommt.
„Ist bei Ihnen etwas frei geworden?“
Die Frage, die Ihre Rezeption zehnmal am Tag beantwortet. Der Assistent sieht in den Kalender und antwortet ohne Rückruf.
„Meine Schulter tut seit gestern weh, was soll ich machen?“
Keine Antwort. Diagnosen und Übungsempfehlungen sind gesperrt – nicht als Bitte im Prompt, sondern im Ablauf. Der Assistent verweist an die Praxis.
Branchenmodul
Die Fristen, die kein anderer Assistent kennt
Ein Assistent von der Stange nimmt eine Absage entgegen und schreibt sie ins Kalenderfeld. Was er nicht weiß: dass damit eine Uhr läuft, an deren Ende die Verordnung ungültig ist.
Das Branchenmodul ist in Entwicklung. Was hier beschrieben ist, ist der geplante Funktionsumfang – nicht der heutige. Chatbot, Terminvereinbarung und Konfigurationsoberfläche laufen bereits.
14 Tage Unterbrechung
Länger unterbrochen, und die Verordnung verliert ihre Gültigkeit – es sei denn, der Grund ist dokumentiert: therapeutisch indiziert, Krankheit oder Urlaub.
28 Tage bis zum Behandlungsbeginn
Ab Ausstellungsdatum, bei markierter Dringlichkeit 14. Danach ist die Verordnung nicht mehr gültig und nicht abrechenbar.
Schweigepflicht, § 203 StGB
Sie sind Berufsgeheimnisträgerin oder -träger. Wir liefern neben dem Auftragsverarbeitungsvertrag eine gesonderte Verpflichtungserklärung und die Dokumentation, die Ihre Auswahl- und Überwachungspflicht nachweisbar erfüllt.
Gesundheitsdaten gar nicht erst erheben
Der Assistent nimmt Termin-, Verordnungs- und Erreichbarkeitsdaten auf – keine Behandlungsinhalte. Der Modus „Gesundheitsdaten nicht speichern“ ist fest eingeschaltet, die Aufbewahrung auf 14 Tage verkürzt.
Ausfallhonorar, das durchsetzbar ist
Der Bundesgerichtshof verlangt lückenlose Dokumentation von Terminzeit, Absagezeitpunkt und Patienteninformation. Genau das protokolliert ein Assistent von selbst – er macht das Ausfallhonorar erst belegbar.
Belegt
Drei Zahlen, jede mit Quelle
Wir nennen keine Zahl, deren Herkunft wir nicht angeben können.
78,7 %
der Praxen beschäftigen mindestens eine Bürokraft oder Rezeptionskraft – 2012 waren es 65,2 %
IFK-Wirtschaftlichkeitsumfrage, Daten 2014
45,4 Std.
arbeiten Praxisinhaberinnen und -inhaber im Schnitt pro Woche
IFK-Wirtschaftlichkeitsumfrage
~50 %
des Umsatzes gehen in Personalkosten, der Verwaltungsaufwand stieg um 19 %
IFK-Wirtschaftlichkeitsumfrage
Eine Zahl, die Sie hier nicht finden werden
Fast jeder Anbieter in diesem Markt behauptet, dass 30 % aller Anrufe verlorengehen. Wir haben die Spur verfolgt: Sie endet im Kreis – ein Anbieter zitiert den nächsten, eine Primärquelle gibt es nicht, und die repräsentative Erhebung von Bitkom und ZDH enthält dazu ausdrücklich nichts. Deshalb steht sie hier nicht. Aus demselben Grund, aus dem unser Assistent lieber schweigt als schätzt.
Preise
Drei Pakete – und jede Funktion auch einzeln.
12 Monate Laufzeit, monatliche Abrechnung. Kündigungsfrist 3 Monate zum Laufzeitende, sonst verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr. Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Der Telefonagent ist in Vorbereitung. Die Preise dafür stehen, der Kanal folgt – Chatbot, Terminvereinbarung und Konfigurationsoberfläche laufen bereits.
Chat
Der Assistent auf Ihrer Website. Ohne Telefon.
Ohne Telefonie – keine Minuten nötig.
ohne Einrichtungsgebühr
- Chatbot auf der Website, ohne Mengenbegrenzung
- Terminvereinbarung im Gespräch, mit Kalenderanbindung
- Anfragen aufnehmen und weiterleiten
- Confidence-Gate und Liste „gibt es nicht“
- Konfigurationsoberfläche mit Posteingang
- Hinweis „Powered by QuantumGo“ fest
Telefon
Der Assistent nimmt auch Anrufe an.
500 Gesprächsminuten im Monat enthaltenjede weitere 0,24 €
zzgl. 490 € einmalige Einrichtung
- Alles aus Chat
- KI-Telefonie: nimmt an, nimmt auf, bucht Termine
- 500 Gesprächsminuten im Monat enthalten
- WhatsApp als eigener Kanal
- Whitelabel – ohne unseren Hinweis
- Auswertung der Gespräche
Komplett
Alle fünf Kanäle, mit Branchenlogik.
1.500 Gesprächsminuten im Monat enthaltenjede weitere 0,19 €
zzgl. 790 € einmalige Einrichtung
- Alles aus Telefon
- E-Mail-Bearbeitung mit Freigabe vor dem Versand
- 1.500 Gesprächsminuten im Monat enthalten
- Branchenmodul für Heilmittel oder Kfz
- Günstigste Überminute
- Vorrang im Support
Jede Funktion auch einzeln
Wer nur WhatsApp braucht, aber kein Telefon, bucht nur WhatsApp. Module lassen sich zum Paket Chat dazunehmen; in Telefon und Komplett sind sie teilweise bereits enthalten.
| Modul | Monatlich | Einrichtung | In Komplett |
|---|---|---|---|
KI-Telefonie Nimmt Anrufe entgegen, nimmt das Anliegen auf, bucht Termine und leitet weiter. 200 Gesprächsminuten enthalten. | + 99 €200 Min inkl., dann 0,29 € | 490 € | |
WhatsApp als Kanal Derselbe Assistent, dieselben Antworten – nur eben in WhatsApp statt im Chatfenster. | + 39 € | 90 € | |
E-Mail-Bearbeitung Eingehende E-Mails werden sortiert und beantwortet – der Entwurf geht erst nach Ihrer Freigabe raus. | + 69 € | 190 € | |
Branchenmodul Heilmittel: Verordnungsfristen, 14-Tage-Unterbrechung, Dokumentation der Unterbrechungsgründe. Kfz: Werkstattauslastung, Terminarten, Fahrzeugstatus. | + 49 € | 290 € | |
Whitelabel Der Hinweis „Powered by QuantumGo“ verschwindet. | + 19 € | – | |
Weiterer Standort Ein eigener Bot je Standort oder Marke – eigenes Wissen, eigene Öffnungszeiten, ein Zugang. | + 39 € | 190 € | – |
Selbstbetrieb Dieselbe Software als Docker Compose auf Ihrem eigenen Server. Für Betriebe, die aus Grundsatz oder wegen Auflagen nichts auslagern dürfen. | + 99 € | 490 € | – |
Einzeln gebucht kämen dieselben Funktionen bei gleicher Minutenzahl auf 731 € im Monat. Im Paket Komplett kosten sie 369 € – 362 € weniger, dazu der günstigere Minutenpreis.
Die enthaltenen Minuten sind am Markt geeicht: 500 bzw. 1.500 im Monat, das sind rund drei Minuten je Euro und damit der Mittelwert vergleichbarer Anbieter. Wer darüber liegt, zahlt die Überminute – wer darunter bleibt, zahlt nichts nach. Angefangene Minuten werden voll berechnet, und der Verbrauch steht laufend in Ihrer Oberfläche.
Das Angebot richtet sich an Unternehmen, nicht an Verbraucher. Was Laufzeit, Kündigung und Verfügbarkeit im Einzelnen bedeuten, steht vollständig in den AGB – dort in § 6.
Häufige Fragen
Das, was vor dem Anruf noch offen ist.
- Gilt das auch für Ergotherapie, Logopädie und Podologie?
- Ja. Alle vier sind Heilmittelerbringer, und die Fristenlogik ist dieselbe. Deshalb heißt diese Seite nicht „Physiotherapie“.
- Werden Gespräche mitgeschnitten?
- Der Assistent erfasst nur, was für Termin und Erreichbarkeit nötig ist. Beim Telefonkanal ist zusätzlich eine Ansage samt Einwilligung vorgesehen – eine Transkription gilt rechtlich wie eine Aufzeichnung, und § 201 StGB kennt dabei keine Ausnahme für KI.
- Was sagt der Berufsverband dazu?
- Physio Deutschland nennt intelligente Telefonsysteme und Chatbots für Terminbuchung und Patienten-FAQ ausdrücklich als legitimen Anwendungsfall – bei klarer roter Linie für alles Klinische. Dort verläuft auch unsere.
- Und wenn jemand am Telefon einen Notfall schildert?
- Der Assistent bricht ab und nennt die Notrufnummer. Fest verdrahtet, nicht abschaltbar, keine Einstellungssache.